Dit zijn de signalen dat jouw maakbedrijf de huidige systemen ontgroeit
Ben je steeds vaker op zoek naar de huidige status van je bedrijf? Maak je gebruik van meerdere systemen om je bedrijf te runnen? Of ben je uren bezig met het verzamelen van de juiste data, omdat deze op verschillende plekken staat? Het zijn signalen die aangeven dat een maakbedrijf haar huidige systeem ontgroeit. Naast deze signalen zijn er nog een veelvoud aan andere signalen die aangeven dat je bedrijf toe is aan de volgende stap op het gebied van automatisering en digitalisering met behulp van ERP-software. In deze blog zoomen we in op die signalen en bekijken we op welke punten een ERP-systeem maakbedrijven kan ondersteunen om de groei te faciliteren.
Wanneer je bedrijf groeit, heb je automatisch meer gegevens, meer werknemers, meer en tevens complexere opdrachten c.q. orders, meerdere processen en ga zo nog maar even door. Het gevolg hiervan is dat veel maakbedrijven meer en meer systemen gaan gebruiken. Er ontstaat dan een wildgroei binnen het ICT-landschap. Het inzicht en overzicht in de organisatie is dan snel zoek. Om dit probleem te tackelen, stappen veel maakbedrijven over op een ERP-systeem.
Een ERP-systeem stroomlijnt, digitaliseert en automatiseert kritische bedrijfsprocessen. Hierdoor werken organisaties sneller, efficiënter en kostenbesparend. Maar hoe weet je nu precies wanneer je toe bent aan een upgrade van je huidige ICT-landschap en dus een nieuw systeem als ERP?
Een wildgroei aan softwaresystemen
De meeste bedrijven, die hun huidige systemen zijn ontgroeid, kampen vaak met meerdere van de bovenstaande signalen. Naarmate het bedrijf blijft groeien, moeten meerdere functies geautomatiseerd worden om die groei te kunnen realiseren en concurrerend te blijven. Met iedere nieuwe laag aan bedrijfssoftware die je dan toevoegt, wordt het onderliggende systeem steeds meer star. Het onderhoud van hardware en software wordt daarnaast erg kostbaar. Het overschakelen op een op een basis, waarbij ERP het middelpunt van de organisatie is, ligt dan voor de hand. Maar waar voldoet een gedegen ERP-systeem dan aan?
Automatiseren van dagelijkse handelingen
Er zijn een aantal basisprincipes die bedrijven nodig hebben om concurrerend te blijven, naarmate ze groeien. Het automatiseren van dagelijkse handelingen, die veel tijd in beslag nemen, is daarbij het belangrijkst. De tijdswinst die hiermee geboekt wordt, kunnen bedrijven zich focussen op het toevoegen van waarde aan het proces of product. Een volledig geïntegreerd systeem dat een van order-tot-factuur-oplossing creëert, is daarvoor noodzakelijk. Het ERP-systeem moet deze rol op zich nemen.
Overige softwarefunctionaliteiten
Naast bovenstaande basisprincipes, zijn er ook nog een aantal functionaliteiten waar een ERP-systeem aan moet voldoen die de groei en de concurrentiepositie kunnen bevorderen of verstevigen. Basisfunctionaliteiten als inkoop, verkoop, planning, werkvoorbereiding, voorraadadministratie, etc. mogen hierbij natuurlijk niet ontbreken. Daarnaast zijn er ook nog de overige functionaliteiten die een ERP-systeem kan bieden, maar die vaak vergeten worden. Een Business Intelligence functionaliteit is daar één van.
Ieder groeiend maakbedrijf heeft namelijk goede rapportages nodig. Het is te alle tijden belangrijk om inzicht in de organisatie te hebben, zo weet je hoe je ervoor staat. Een functionaliteit om dit te realiseren is Business Intelligence software. Hierdoor heb je ook altijd toegang tot actuele informatie om zo sneller, slimmer en beter geïnformeerd keuzes te maken. Dit stelt je in staat om goed te plannen in plaats van keuzes maken op onderbuikgevoel.
Een goede rapportage, een end-to-end informatiestroom en real-time informatie geven daarnaast het nodige inzicht in de status van de organisatie. Het samenvoegen van meerdere spreadsheets en data uit verschillende systemen, zoals in de vaak huidige werkwijze, gaan namelijk geen ‘single source of truth’ opleveren.
Waar moet je op letten bij een ERP-selectie?
Maar goed, het kiezen van een nieuw ERP-systeem is nog niet zo makkelijk. Er zijn verschillende zaken waar je op moet letten. Enkele daarvan zijn:
- Een complete productieoplossing met daarin een CRM-systeem, de optie tot het maken van offertes, salesorderproces, productie en taakbeheer, inkoop, voorraad, kwaliteit, verzending, financiën, rapportage en business intelligence en een volledig uitgerust klantenportaal.
- Of het systeem het proces van offerte tot oplevering én nazorg stroomlijnt.
- Of eenmalige invoer van informatie vereist is die vervolgens door het hele systeem stroomt waardoor de foutgevoeligheid minder wordt, de productiviteit stijgt en de kosten dalen.
- Het systeem realtime informatie over je processen geeft, zodat je mogelijkheid hebt processen waar nodig te optimaliseren.
- Alle bedrijfsinformatie, inclusief boekhouding in het systeem opgeslagen wordt en direct beschikbaar is via zelf aanpasbare dashboards en hulpmiddelen.
- Het systeem over een geavanceerde planning beschikt, die zorgt voor flexibiliteit op de werkvloer en een efficiënte planning van de taken.
- Er mogelijkheid is tot het integreren van overige systemen als CAD, CAM, PDM, etc.
Een softwareoplossing die integreert met alle facetten van het bedrijf
Wanneer je eenmaal toe bent aan de volgende stap op het gebied van automatisering, doe je er dus goed aan op zoek te gaan naar een oplossing die integreert met alle facetten van de organisatie. Van verkoop tot productie, van werkvoorbereiding tot facturatie. Een complete oplossing elimineert de noodzaak voor het steeds opnieuw moeten invoeren van informatie én het samenvoegen van informatie uit verschillende systemen en spreadsheets. Hierdoor komen alle afdelingen van het bedrijf meer bij elkaar. Om succesvol te zijn in de steeds competitievere markt van vandaag, moet je erop kunnen vertrouwen dat de software nauwkeurig en real-time inzicht geeft in de status van je bedrijf. Als maakbedrijf mag je namelijk nooit worden tegengehouden door je softwaresysteem.
