Zo voorkom je ERP-weerstand binnen je maakbedrijf!

Maakbedrijven die vandaag de dag op zoek zijn naar een ERP-systeem die bij hun organisatie past zouden, om de volledige focus te behouden, vooral druk bezig moeten zijn met selectie, evaluatie en implementatie. In realiteit gaat voor veel organisaties het ERP-traject veel verder, omdat ze hun handen vol hebben aan weerstand vanuit alle hoeken van de organisatie.

Het managen van die weerstand kost veel tijd en energie. Dat zonde, want die tijd en moeite die ze daaraan kwijt zijn, kunnen ze goed gebruiken in het ERP-traject. Daarnaast verschuift de focus ook meer van het ERP-traject naar het managen van die weerstand. Dat is geen wenselijke situatie aangezien de focus juist alleen op het ERP-traject moet liggen. Maar waar komt die weerstand meestal vandaan? En hoe ga je er mee om? In dit artikel gaan we daar uitgebreid op in om jou te helpen in het ERP-traject dat je op dit moment doorloopt of nog gaat doorlopen.

Factoren die leiden tot weerstand onder medewerkers

Er zijn verschillende factoren die kunnen leiden tot weerstand onder de eigen medewerkers als het gaat om een nieuw ERP-systeem. We sommen er vier voor je op:

Weerstand gerelateerd aan ontevredenheid over het systeem
Een van de meest voorkomende factoren die ontevredenheid oproept onder de medewerkers heeft betrekking op het systeemontwerp. Wanneer het systeem niet makkelijk (lees zonder training) te gebruiken is, of als de functies van het systeem niet voldoen aan de behoeften van de gebruikers ontstaat die weerstand. Deze situatie ontstaat veelal als er tijdens de inventarisatie- en selectiefase een misfit ontstaat. Medewerkers merken dan al snel dat de functies van het systeem niet aan hun eisen en de workflow binnen de organisatie voldoet. Dit roept vaak snel weerstand op.

De ‘people-factor’ weerstand
Deze factor heeft eigenlijk uitsluitend betrekking op de medewerkers met vooroordelen ten opzichte van een eventueel nieuw ERP-systeem. De weerstand die deze medewerkers veroorzaken wordt vaak veroorzaakt door het feit dat zij zich niet betrokken voelen bij het ERP-traject. Ze voelen zich dan buitengesloten in een proces dat betrekking heeft op grote veranderingen binnen de organisatie. Aan de andere kant kan het ook zo zijn dat de relaties tussen verschillende personen invloed hebben op het ERP-traject. Uit onderzoek blijkt verder veel medewerkers zich bedreigt voelen wanneer een ERP-traject in gang gezet wordt binnen hun organisatie. De angst om hun baan te verliezen voert hier de boventoon.

Weerstand gerelateerd aan de manier van werken
De weerstand tegen een nieuw ERP-systeem kan ook te maken hebben met de manier van werken die binnen de organisatie verandert wanneer een ERP-systeem geïmplementeerd wordt. In deze situatie zijn de medewerkers die de weerstand opwekken van mening dat de processen niet overeenkomen met het ERP-systeem. Dit zorgt er volgens hen voor dat er te veel inspanning geleverd moet worden om de processen opnieuw in te richten. Het opnieuw inrichten van de processen betekent vaak ook een herverdeling van verantwoordelijkheden, waardoor medewerkers zich zoals gezegd ‘bedreigd’ kunnen gaan voelen op het gebied van het eigen takenpakket. Een nieuw systeem vraagt ook om het aanleren van nieuwe vaardigheden om te kunnen werken met het nieuwe ERP. De angst of het gevoel dat men niet beschikt over wat nodig is deze nieuwe vaardigheden eigen te maken kan zich ook vertalen naar weestand.

Weerstand gerelateerd aan verschuivingen binnen de governancestructuur
Dit type gebruikersweerstand is gerelateerd aan de waargenomen machtsverschuivingen en veranderingen in de structuur binnen de organisatie. Het komt zoals gezegd weleens voor dat de implementatie van een nieuw ERP-systeem ook een herverdeling in verantwoordelijkheden betekent. Deze herverdeling leidt wellicht tot onvrede. Het kan namelijk zo zijn dat één groep of groepslid door die implementatie van het systeem meer verantwoordelijkheden krijgt dan de ander en daardoor meer ‘macht’ binnen de organisatie verwerft dan voorheen het geval was. Deze herverdeling kan tot onderlinge geschillen leiden en dat roept weerstand op.

Vier tips om weerstand te reguleren

De hierboven opgesomde situaties en oorzaken klinken wellicht herkenbaar als je middenin een ERP-implementatie zit of als je deze al achter de rug hebt. Maar hoe vlieg je deze situaties juist aan om in het vervolg de weerstand goed te kunnen reguleren? Hieronder sommen we vier tips voor je op:

1. Ontwikkel een business case voor verandering
Een ERP-implementatie betekent veel verandering voor je organisatie. En verandering betekent vaak onrust en dus weerstand binnen de organisatie. Het is daarom belangrijk een business case op te stellen voor de veranderingen die er gaan aankomen. Leg in een grondige bedrijfsanalyse de huidige situatie vast, beschrijf de toekomstige situatie en zet daarbij uiteen welke veranderingen dat gaat opleveren. Het is belangrijk te benoemen welke afdelingen en personen betrokken zijn, want een verbeterproces (ofwel de ERP-implementatie), heeft alles te maken met het betrekken van collega’s. Door een goede business case op te stellen, ben je op voorhand beter in staat vast te stellen welke situaties een ERP-implementatie wellicht zal oproepen.

2. Transparante en bedrijfsbrede communicatie
Het hele verandertraject valt of staat met transparantie en bedrijfsbrede communicatie. Wees open en eerlijk wat de organisatie te wachten staat en wat het implementeren van een ERP-systeem allemaal met zich meebrengt. Doe je dit niet, dan zul je snel op veel weerstand stuiten van andere medewerkers. Voor hen zal het dan voelen dat alles achter hun rug om besloten wordt. Transparantie is dus het toverwoord voor managers en medewerkers die het veranderproces zullen leiden. Constante informatievoorziening over de koers van het project is daarbij noodzakelijk. Het belang van dialoog moet ook niet onderschat worden. Ga met de verschillende afdelingen in gesprek om erachter te komen of ze vragen of ideeën hebben met betrekking tot de implementatie of dat ze problemen ervaren binnen het proces. Door in dialoog te treden geef je medewerkers het gevoel betrokken te zijn en ben je in staat actief te reageren op eventuele onrust en weerstand.

3. Steun vanuit het management
Bij een ERP-implementatietraject is het verder ook belangrijk dat het management openlijk volledige steun uitspreekt richting de organisatie. Staan zij niet volledig achter de keuze, dan is het traject op voorhand al mislukt. Wat het management vindt, heeft namelijk veel impact op wat de organisatie vindt. Wanneer het management openlijk enthousiast is, zal de rest van de organisatie dit ook eerder zijn en zal de weerstand (voor een deel) afnemen. Zorg er daarom voor dat de belangrijkste informatie over het implementatietraject verloopt via het management voor een maximaal resultaat binnen de organisatie.

4. Training
Wanneer een organisatie een nieuw ERP-systeem implementeert, is training voor de medewerkers die met het systeem gaan werken voor cruciaal belang. Het hele systeem draait namelijk op de handelingen die de medewerkers uitvoeren. Een goede training zal aan de basis staan van het welslagen van het ERP-systeem binnen de organisatie. Met adequate training, die gegeven wordt door de ERP-leverancier, zullen medewerkers goed voorbereid zijn wanneer ze eenmaal aan de slag gaan. In deze trainingen komen veelal praktijkvoorbeelden naar voren, waardoor de medewerkers het ERP-systeem snel eigen kunnen maken. Wanneer zij in staat zijn makkelijk en snel te werken met het ERP-systeem, zullen ze inzien dat het systeem een grote meerwaarde zal hebben en zal de weerstand afnemen als die er is.

Trivest Software Group helpt maakbedrijven van begin tot eind

Trivest Software Group ontwikkelt en levert ERP-software voor de klantordergestuurde maakindustrie. We hebben in die jaren meer dan duizend maakbedrijven mogen automatiseren. Onze diensten gaan dan ook veel verder dan alleen het leveren en implementeren van ERP-software. De consultants  staan u graag bij in het ERP-traject van selectie tot nazorg.  Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of bent u benieuwd wat Ridder voor u kan betekenen? Neem dan contact op met info@trivestsoftwaregroup.be of via +32 (0) 52 57 88 44.